L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA TMS PER LA TUA AZIENDA

Un processo graduale

L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA TMS

L'implementazione di un sistema TMS si articola su diverse fasi e prevede la partecipazione attiva di diversi stakeholder per evitare passi indietro e per garantire che la soluzione scelta risponda alle esigenze e alle sfide specifiche della tua azienda. Alcuni fornitori, come Alpega TMS, parteciperanno attivamente alle diverse fasi dell'implementazione: aiuteranno l’azienda a ottimizzare i processi operativi e configureranno il TMS affinché risponda al meglio alle esigenze specifiche.

A seconda della complessità della soluzione scelta, l'implementazione può durare da poche settimane a 8-9 mesi. Questo dato varia a seconda delle modalità di trasporto dell'azienda, delle diverse integrazioni necessarie e, nel complesso, delle specificità richieste nella catena di distribuzione.

Perché l'implementazione abbia successo, indipendentemente dalla soluzione e dalle dimensioni dell'azienda, è essenziale che vengano coinvolti membri di diversi reparti, dai commerciali agli informatici. Ottenere il sostegno della dirigenza è essenziale, così come quello degli utenti finali.

ELENCHIAMO DI SEGUITO ALCUNE DELLE FASI PRINCIPALI PER UN’IMPLEMENTAZIONE DI SUCCESSO

1. Impostazione del progetto

I clienti e i fornitori raggiungono un’intesa sul progetto e definiscono gli obiettivi, i compiti e le responsabilità di ciascuna delle parti. Di solito si organizzano alcuni workshop con gli stakeholder, per delineare il giusto approccio e per assicurarsi l'impegno delle parti. In questa prima fase si attuano inoltre la pianificazione delle risorse e la preparazione dell'infrastruttura del progetto.

2. Definizione della soluzione e delle funzionalità desiderate

In questa fase, i clienti identificano i requisiti e i processi aziendali, i sistemi che necessitano di essere integrati al TMS, i flussi di informazioni e dati da impostare e gli obiettivi da raggiungere con l'implementazione del TMS. Questa fase è fondamentale per un'implementazione di successo. È importante che vengano mappate tutte le informazioni provenienti dalle interfacce e dai punti dati dell'azienda che hanno un impatto sulla catena di distribuzione

3. Configurazione e implementazione IT

La terza fase prevede la configurazione e l'implementazione IT della soluzione, compreso il caricamento di tutti i dati master necessari da parte dell’azienda e l'integrazione dei software e dei sistemi esistenti del cliente. In questa fase, a collaborare e coordinarsi sono principalmente il reparto IT dell’azienda e il team di assistenza del fornitore.

4. Test e formazione per gli utenti chiave

Una volta completata l'implementazione IT, è fondamentale testare le funzionalità e le configurazioni specifiche del cliente in condizioni realistiche. Insieme al fornitore, il cliente eseguirà una serie di test per individuare eventuali rischi o correzioni da effettuare. Questa fase comprende inoltre la preparazione e l'esecuzione di corsi di formazione rivolti agli utenti chiave. Viene preparata la documentazione necessaria per la formazione degli utenti finali, al fine di rendere il cliente il più indipendente possibile nel trasferimento delle conoscenze sulla soluzione TMS all'interno dell'azienda.

5. Attuazione del progetto e formazione degli utenti finali

È il momento del roll-out della soluzione e dell'inizio dell’utilizzo all'interno dell'organizzazione. Nelle aziende che hanno più sedi, modalità di trasporto o specificità locali, è buona norma iniziare con un'implementazione pilota, per testare la soluzione prima di implementarla negli altri siti. Spesso questo avviene anche per i progetti più piccoli: ci si concedere il tempo di controllare tutte le funzionalità in un ambiente pilota. Gli utenti chiave si prendono il tempo necessario per formare gli utenti finali, compresi i fornitori, i trasportatori e le terze parti coinvolte, con il supporto del fornitore del sistema TMS.

6. Go-live e supporto continuativo

Se il progetto pilota si è rivelato un successo, entra in funzione la soluzione definitiva. È il momento ideale per fornire una formazione supplementare agli utenti che ne hanno bisogno; il fornitore del sistema TMS supporta il cliente in caso di problemi per garantire una transizione fluida nell'utilizzo della soluzione implementata..

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